Gastronomie eröffnen: der Weg durch die Ämter

Drei Baustellen, eine Reihenfolge

Eine Gastro-Gründung besteht aus drei Strängen, die parallel laufen: der Raum (finden, prüfen, umbauen), die Behörden (anmelden, belehren lassen, Erlaubnisse einholen) und das Geld (Kapital, Kasse, Kalkulation). Die meisten Verzögerungen entstehen nicht, weil ein Amt langsam ist — sondern weil die Stränge in der falschen Reihenfolge angegangen werden.

Die wichtigste Regel vorweg: Erst der Raum-Check, dann der Mietvertrag, dann alles andere. Ob eine Fläche überhaupt als Gastronomie genutzt werden darf, entscheidet das Bauamt — nicht der Vermieter und nicht der Makler. Wer zuerst unterschreibt und dann fragt, zahlt im schlechtesten Fall Monate Miete für einen Raum, der nie ein Restaurant werden darf.

Der eigentliche Papierkram ist danach überschaubarer, als er wirkt: Gewerbeanmeldung, Belehrung beim Gesundheitsamt, Registrierung bei der Lebensmittelüberwachung und der Steuer-Fragebogen sind Routinevorgänge. Zeit kosten nur zwei Dinge — eine Nutzungsänderung beim Bauamt und, falls Alkohol ausgeschenkt wird, die Gaststättenerlaubnis.

Rechtsform und Gewerbeanmeldung

Die meisten Gastro-Gründungen starten als Einzelunternehmen: keine Mindesteinlage, kein Notar, volle Kontrolle — und volle persönliche Haftung. Wer zu zweit gründet, landet automatisch bei der GbR. Eine UG oder GmbH begrenzt die Haftung, kostet dafür Gründungsaufwand, Handelsregister und doppelte Buchführung; für den ersten Betrieb wählen die wenigsten diesen Weg, für ein Konzept mit Investoren oder mehreren Standorten ist er üblich.

Die Gewerbeanmeldung selbst ist der einfachste Schritt der ganzen Gründung: Formular GewA1 beim Gewerbeamt der Gemeinde, Personalausweis oder Aufenthaltstitel, je nach Kommune meist 15 bis 65 Euro, in vielen Städten inzwischen online. Sie gilt ab sofort — auf niemanden warten muss man hier nicht.

Mit der Anmeldung informiert das Amt automatisch weitere Stellen: das Finanzamt, die IHK (Pflichtmitgliedschaft, im ersten Jahr für kleine Betriebe oft beitragsfrei oder ermäßigt) und die Berufsgenossenschaft. Ein Meister oder eine Ausbildung ist für die Gastronomie nicht vorgeschrieben — kochen und ausschenken darf jeder, der die Hygiene- und Erlaubnispflichten erfüllt. Nur wer handwerklich produziert, etwa eine eigene Backstube betreibt, berührt die Handwerksordnung.

Gaststättenerlaubnis: nur mit Alkohol

Hier herrscht die größte Verwirrung, weil sich das Recht 2006 aufgespalten hat: Gaststättenrecht ist Ländersache. Der gemeinsame Kern: Wer nur Speisen und alkoholfreie Getränke anbietet, braucht in aller Regel keine Erlaubnis — eine Anzeige beim zuständigen Amt genügt. Wer Alkohol ausschenkt, braucht in den meisten Bundesländern eine Gaststättenerlaubnis (auch Schankerlaubnis oder Konzession genannt); einige Länder haben auch die durch eine bloße Anzeigepflicht ersetzt.

Für die Erlaubnis prüft das Amt die persönliche Zuverlässigkeit — üblich sind Führungszeugnis, Auszug aus dem Gewerbezentralregister, teils eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts — sowie die Eignung der Räume. Dazu kommt die Gaststättenunterrichtung bei der IHK: ein halber Tag über Lebensmittel- und Hygienerecht mit Bescheinigung, je nach IHK meist unter 200 Euro. Die Gebühr der Erlaubnis selbst reicht je nach Land und Umfang von unter hundert bis zu mehreren hundert Euro.

Praktisch heißt das: Ein Café ohne Weinkarte kann diesen ganzen Abschnitt überspringen. Ein Restaurant mit Ausschank sollte die Erlaubnis früh beantragen — sie ist neben der Nutzungsänderung der einzige Behördenschritt, der Wochen dauern kann, und ohne sie darf kein Bier über den Tresen.

Der Raum: die teuerste Entscheidung fällt vor dem Mietvertrag

War die Fläche schon vorher eine Gastronomie, ist der Weg kurz: Die Nutzung ist genehmigt, übernommene Küche und Lüftung sind oft das größte Startkapital-Geschenk der ganzen Gründung. Kritisch wird es, wenn ein Laden, ein Büro oder eine Wohnung zum Restaurant werden soll — dann braucht es eine Nutzungsänderung nach der Landesbauordnung, und die hat es in sich.

Im Verfahren tauchen die Anforderungen auf, die von außen niemand sieht: Lüftungsanlage mit Fortluftführung (der Streitpunkt Nummer eins mit Nachbarn), Fettabscheider für das Küchenabwasser nach kommunaler Satzung, Gäste-WCs, Brandschutz, teils Stellplatznachweise oder deren Ablöse, Lärmschutz bei Außenflächen. Je nach Umfang reden wir über Monate Verfahrensdauer und Umbaukosten, die jede Behördengebühr um Größenordnungen übersteigen.

Deshalb die Reihenfolge: vor der Unterschrift beim Bauamt anfragen, was für die konkrete Fläche gilt, und in den Mietvertrag eine Klausel aufnehmen, die den Vertrag an die Genehmigung der gastronomischen Nutzung bindet. Für die Außenbestuhlung auf öffentlichem Gehweg kommt später noch eine Sondernutzungserlaubnis der Kommune dazu — jährlich, nach Fläche berechnet.

Gesundheitsamt und Lebensmittelüberwachung

Zwei Pflichten stehen vor dem ersten Arbeitstag, und beide sind schnell erledigt — solange man sie kennt. Erstens die Belehrung nach §43 Infektionsschutzgesetz: Jede Person, die mit Lebensmitteln umgeht, braucht sie vor der ersten Schicht. Die Erstbelehrung macht das Gesundheitsamt (vielerorts online, meist 20 bis 35 Euro pro Person), die Bescheinigung darf beim Arbeitsbeginn nicht älter als drei Monate sein. Danach muss der Betrieb alle zwei Jahre nachbelehren — und das dokumentieren, denn genau nach diesem Nachweis fragt die Kontrolle.

Zweitens die Registrierung als Lebensmittelbetrieb bei der Lebensmittelüberwachung (je nach Region Veterinär- oder Ordnungsamt), vorgeschrieben durch die EU-Hygieneverordnung 852/2004. Sie ist formlos bis simpel und kostenlos — aber sie muss vor der Eröffnung passieren, nicht danach.

Mit der Registrierung ist der Betrieb im System — und bekommt irgendwann in den ersten Monaten unangekündigten Besuch der Lebensmittelkontrolle. Geprüft wird dann nicht nur der Zustand der Küche, sondern die Eigenkontrolle nach HACCP: Temperaturlisten, Reinigungspläne, Wareneingangskontrolle, Schulungsnachweise. Was ein HACCP-Konzept konkret enthält und welche Journale ein kleiner Betrieb wirklich führen muss, steht im verlinkten Artikel weiter unten.

Finanzamt und Kasse

Nach der Gewerbeanmeldung meldet sich das Finanzamt — oder man kommt ihm zuvor: Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung läuft elektronisch über ELSTER und soll binnen eines Monats nach Gründung eingereicht sein. Ergebnis ist die Steuernummer, ohne die keine ordentliche Rechnung möglich ist.

Bei der Umsatzsteuer stellt sich die Kleinunternehmer-Frage (§19 UStG, seit 2025: Vorjahresumsatz bis 25.000 Euro): für einen Betrieb mit Ladenlokal ist die Grenze meist schnell überschritten, für den nebenberuflichen Foodtruck kann sie relevant sein. Ab da gilt der Gastro-Klassiker: Speisen im Haus 19 %, außer Haus 7 %, Getränke praktisch immer 19 % — dieselbe Currywurst hat am Tisch und auf die Hand verschiedene Steuersätze, die Kasse muss das können.

Die Kasse ist überhaupt der Punkt, an dem das Finanzamt in der Gastronomie am genauesten hinschaut. Eine elektronische Kasse braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), es gilt die Belegausgabepflicht, und die Kasse ist dem Finanzamt über ELSTER zu melden. Kontrolliert wird per Kassennachschau — unangekündigt, während des Betriebs. Eine offene Ladenkasse ist erlaubt, verlangt aber tägliche Zählprotokolle und gilt bei Prüfungen als Einladung zur Schätzung.

Personal: die Fristen sind kürzer, als man denkt

Sobald die erste Person angestellt wird, laufen mehrere Uhren gleichzeitig. Der Betrieb braucht eine Betriebsnummer (online bei der Bundesagentur für Arbeit), meldet Beschäftigte zur Sozialversicherung an — und für die Gastronomie gilt die Sofortmeldepflicht: Die Meldung muss spätestens bei Arbeitsbeginn raus, nicht mit der ersten Abrechnung. Genau das gleicht der Zoll bei seinen Kontrollen ab, noch bevor er nach Stundenzetteln fragt.

Minijobs laufen über die Minijob-Zentrale; die Verdienstgrenze ist an den Mindestlohn gekoppelt und wandert mit ihm (2026: 603 Euro im Monat, Mindestlohn 13,90 Euro). Wer die Stunden seiner Aushilfen nicht laufend erfasst, reißt die Grenze, ohne es zu merken — und aus dem Minijob wird rückwirkend ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis.

Dazu kommt die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) — binnen einer Woche nach Gründung, sie ist die gesetzliche Unfallversicherung des Teams. Und ab dem ersten Arbeitstag gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem Mindestlohngesetz: Beginn, Ende, Dauer, spätestens nach sieben Tagen dokumentiert. Warum ein Dienstplan dafür nicht reicht, steht im verlinkten Artikel unten.

Speisekarte: was draufstehen muss

Die Karte ist nicht nur Marketing, sondern ein Rechtsdokument mit drei Pflichten. Erstens die Allergenkennzeichnung: Die 14 Hauptallergene der LMIV müssen für jedes Gericht abrufbar sein — schriftlich oder mündlich mit schriftlicher Grundlage; wie das praktisch sauber geht, klärt der Allergen-Artikel unten. Zweitens die Zusatzstoffe: Konservierungsstoffe, Farbstoffe, Koffein und Co. verlangen die bekannten Fußnoten. Drittens die Preisangaben: Endpreise inklusive Umsatzsteuer, und ein Preisverzeichnis, das Gäste schon vor dem Betreten sehen können.

Wer mit Photos aus der WhatsApp-Gruppe und einer laminierten Karte startet, verwaltet diese drei Pflichten bald an vier Stellen gleichzeitig — Karte, Aushang, Webseite, Lieferplattform. Praktischer ist eine Quelle, aus der alles andere entsteht: In Servio wird die Papierkarte einmal fotografiert, die KI liest die Gerichte ein und schlägt Allergene vor, und dieselben Daten füttern die gedruckte Karte und die QR-Gastkarte am Tisch — mehrsprachig, mit Allergenen in Worten statt Zahlencodes.

Was es kostet und wie lange es dauert

Die Behördenseite ist der billigste Teil der ganzen Gründung: Gewerbeanmeldung, Belehrung, Unterrichtung, Registrierung und selbst die Gaststättenerlaubnis zusammen bleiben in aller Regel unter tausend Euro. Das echte Geld steckt im Raum (Kaution, Umbau, Küche), im Warenlager und im Polster für die ersten Monate, in denen der Laden noch nicht voll ist. Die Spanne ist ehrlich riesig: Eine übernommene Imbissfläche startet mit wenigen tausend Euro, ein Neuausbau frisst Zehntausende.

Bei der Zeit gilt dieselbe Zweiteilung. Ohne Umbau und ohne Ausschank ist der komplette Papierweg in vier bis acht Wochen zu schaffen, viele Schritte parallel. Mit Gaststättenerlaubnis kommen Wochen dazu, mit Nutzungsänderung Monate — beides Gründe, genau diese zwei Verfahren als Erstes anzustoßen und den Rest nebenher zu erledigen.

Eine realistische Reihenfolge sieht so aus:

• Vor dem Mietvertrag: Bauamt-Anfrage zur Nutzung, Konzept und Finanzierung stehen.
• Woche 1: Gewerbeanmeldung · Bauantrag bzw. Nutzungsänderung einreichen · falls Ausschank: Erlaubnis beantragen, IHK-Unterrichtung buchen.
• Parallel: Steuer-Fragebogen über ELSTER · BGN-Anmeldung · Betriebsnummer · Registrierung bei der Lebensmittelüberwachung.
• Vor dem ersten Arbeitstag: §43-Belehrungen fürs ganze Team · Kasse mit TSE einrichten und melden · HACCP-Unterlagen anlegen.
• Zur Eröffnung: Preisverzeichnis am Eingang · Allergene in der Karte · GEMA und Rundfunkbeitrag angemeldet, falls Musik läuft · Jugendschutzgesetz-Aushang, falls Alkohol.

Die Fehler, die sich wiederholen

Aus Kontrollberichten und Gründerforen liest man immer dieselben Muster — keines davon braucht böse Absicht:

• Mietvertrag vor Bauamt. Der teuerste Fehler der Liste, siehe oben — er kann das ganze Projekt beenden.
• Lüftung und Fettabscheider unterschätzt. Beides steckt unsichtbar in Wand und Boden und beides kann fünfstellig kosten, wenn es fehlt.
• Eröffnen, Belehrung nachreichen. Die §43-Belehrung gilt vor dem ersten Arbeitstag — auch für einspringende Familienmitglieder.
• Kasse ohne TSE „für den Anfang“. Die Kassennachschau kommt unangekündigt, und die Gastronomie steht auf ihrer Liste weit oben.
• HACCP auf später verschoben. Die erste Lebensmittelkontrolle kommt in den ersten Monaten und will die Eigenkontrolle sehen, nicht das Konzept im Kopf.
• Aushilfen ohne Sofortmeldung. Für den Zoll ist die fehlende Meldung von Schwarzarbeit nicht zu unterscheiden — die Beweislast liegt beim Betrieb.
• GEMA vergessen. Musik im Gastraum ist lizenzpflichtig; die Nachforderung inklusive Zuschlag ist ärgerlicher als der Tarif.