Arbeitszeit erfassen: was die Gastronomie wirklich muss

Zwei Pflichten, die oft verwechselt werden

Die erste und für die Gastronomie wichtigste steht in §17 Mindestlohngesetz (MiLoG): In den Branchen des §2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz — und das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehört dazu — muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Betroffen sind vor allem geringfügig Beschäftigte und Beschäftigte in diesen Branchen. Diese Pflicht gilt unabhängig von jeder Diskussion über elektronische Zeiterfassung, und sie gilt seit Jahren.

Die zweite ergibt sich aus dem Arbeitszeitgesetz (§16 ArbZG): Arbeitszeit, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, ist aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.

Dazu kommt die allgemeine Linie aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022: Arbeitgeber sind schon nach geltendem Arbeitsschutzrecht verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Eine gesetzliche Neuregelung, die Form und Details verbindlich festlegt, ist seither in Arbeit — auf sie zu warten hilft einem Gastrobetrieb aber nicht, weil §17 MiLoG ohnehin schon greift.

Was genau aufgezeichnet wird — und wie schnell

Aufzuzeichnen sind drei Angaben je Arbeitstag und Person: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Nicht verlangt ist eine Uhrzeit auf die Sekunde oder ein bestimmtes technisches System — verlangt ist, dass die Aufzeichnung existiert, stimmt und auffindbar ist.

Zwei Fristen entscheiden im Ernstfall:

• Spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag muss die Aufzeichnung vorliegen. Wer erst am Monatsende alles zusammenschreibt, verletzt die Pflicht — auch wenn die Zahlen am Ende stimmen.
• Zwei Jahre sind die Unterlagen aufzubewahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Aufzeichnung.
• Im Betrieb verfügbar: Bei einer Prüfung müssen die Unterlagen vorgelegt werden können — ein Ordner beim Steuerberater in der Nachbarstadt hilft in der laufenden Kontrolle wenig.

Die Grenzen, die dabei sichtbar werden

Sobald Zeiten sauber erfasst sind, treten die Regeln des Arbeitszeitgesetzes hervor, die vorher niemand gezählt hat. Für die Gastronomie mit ihren geteilten Diensten und langen Samstagen sind das vor allem:

• Acht Stunden werktäglich sind der Regelfall. Zehn Stunden sind zulässig, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden.
• Pausen: ab mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten, ab mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Aufteilbar in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten.
• Ruhezeit: grundsätzlich elf Stunden ununterbrochen zwischen zwei Schichten — in Gaststätten unter bestimmten Voraussetzungen um eine Stunde verkürzbar, wenn der Ausgleich stimmt.
• Sonn- und Feiertage: in der Gastronomie zulässig, dafür sind Ersatzruhetage vorgesehen.

Wer kontrolliert: die FKS beim Zoll

Zuständig ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls, und die Gastronomie steht seit jeher auf ihrer Schwerpunktliste. Kontrolliert wird unangemeldet, oft mitten im Service, gern am Wochenende. Die Prüfer sprechen mit den Beschäftigten, notieren, wer gerade arbeitet, und gleichen das später mit den Aufzeichnungen, den Lohnunterlagen und den Meldungen zur Sozialversicherung ab.

Der typische Befund ist nicht der bewusste Betrug, sondern die Lücke: Die Aushilfe steht seit zwei Stunden in der Küche, taucht aber in keiner Aufzeichnung auf, weil „die ja nur eingesprungen ist“. Aus Sicht der Prüfung ist das nicht unterscheidbar von Schwarzarbeit — und die Beweislast liegt beim Betrieb.

Fehlende oder unrichtige Aufzeichnungen sind eine Ordnungswidrigkeit und können mit einem Bußgeld geahndet werden; die Rahmen im MiLoG sind spürbar. Dazu kommt bei Verdacht die Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen, die betriebswirtschaftlich meist schwerer wiegt als das Bußgeld selbst.

Wo Betriebe regelmäßig auflaufen

Die Fehler ähneln sich von Betrieb zu Betrieb, und keiner davon entsteht aus böser Absicht:

• Der Dienstplan wird als Aufzeichnung ausgegeben. Ein Plan sagt, wer arbeiten sollte — nicht, wer wann tatsächlich da war. Genau darin liegt der Unterschied, auf den geprüft wird.
• Nachtragen am Monatsende statt binnen sieben Tagen. Häufig erkennbar an identischen Zeiten über Wochen.
• Pausen als Rechenposten. Pauschal „30 Minuten“ abgezogen, obwohl in der Schicht durchgearbeitet wurde — das fällt spätestens im Gespräch mit den Beschäftigten auf.
• Aushilfen und Familienmitglieder fehlen. Auch wer nur samstags einspringt, gehört in die Aufzeichnung.
• Zettel in der Schublade. Existiert, aber unleserlich, unvollständig oder nur bis vor drei Monaten.
• Minijob-Grenze übersehen: Die monatliche Verdienstgrenze ist an den Mindestlohn gekoppelt und steigt mit ihm. Wer die Stunden nicht laufend erfasst, merkt die Überschreitung erst, wenn sie passiert ist.

Dienstplan und Wirklichkeit

Beides wird gebraucht, und beides ist nicht dasselbe. Der Dienstplan ist Planung: Er sagt dem Team, wann es kommen soll, und dem Betrieb, ob die Schichten besetzt sind. Die Zeiterfassung ist Dokumentation: Sie hält fest, was tatsächlich passiert ist — inklusive der halben Stunde, die aus dem Feierabend wurde, weil der letzte Tisch nicht gehen wollte.

Sinnvoll ist ein Ablauf, in dem die Planung die Erfassung vorbereitet: Der Plan schlägt die Zeiten vor, die Person bestätigt oder korrigiert beim Kommen und Gehen, und die Abweichung bleibt sichtbar statt geglättet. Wer stattdessen den Plan einfach zur Aufzeichnung erklärt, dokumentiert einen Wunsch, keine Arbeitszeit.

Für den Betrieb ist die Abweichung nebenbei die interessantere Zahl: Sie zeigt, welche Schichten chronisch überziehen — also wo die Personalplanung nicht zur Realität passt.

Warum das am Handy leichter fällt

Papier scheitert in der Gastronomie nicht an Prinzipien, sondern an der Küche: Der Zettel wird nass, wandert, geht mit der Schürze in die Wäsche. Und er verlangt nichts — niemand merkt, dass seit dem 14. keine Einträge mehr da sind, bis jemand danach fragt.

Eine digitale Stempeluhr löst genau die drei Punkte, an denen die Pflicht hängt: Sie setzt einen echten Zeitstempel (die Sieben-Tage-Frist ist damit automatisch eingehalten), sie verliert nichts über zwei Jahre, und sie macht die Abweichung zwischen Plan und Wirklichkeit sichtbar, statt sie zu verschlucken.

Bei Servio hängt beides zusammen: Der Dienstplan wird im Betrieb erstellt, das Team stempelt am eigenen Handy ein und aus — in seiner Sprache, was in einer Küche mit ukrainischem, türkischem oder vietnamesischem Personal den Unterschied zwischen „hat verstanden“ und „hat unterschrieben“ ausmacht. Für die Prüfung exportierst du die Zeiten als Übersicht pro Person und Zeitraum, auf Deutsch.